Logo de cara, começamos com um dado surpreendente. Atualmente, o SharePoint é utilizado por cerca de 80% das empresas da Fortune 500. No entanto, apesar de a Microsoft oferecer um plano gratuito para instituições de ensino [falamos disso aqui], a porcentagem de escolas que usam o SharePoint ainda é relativamente baixa. Neste texto, vamos expor algumas vantagens oferecidas pela plataforma e, quem sabe, colaborar para que cada vez mais instituições de ensino façam uso desse poderoso recurso.
A primeira explicação para o sucesso do SharePoint entre empresas é conjuntural. Nos últimos anos, a transformação digital tem levado empresas a recorrer à nuvem para armazenar seus dados. Como sabemos, esse é um caminho sem volta. No entanto, o armazenamento de dados é apenas um primeiro passo. O segundo, talvez ainda mais desafiador, é fazer a gestão desse conteúdo. (Quem nunca se perdeu na própria estrutura de pastas no Windows.) A dificuldade aumenta quando esse conteúdo precisa ser acessado por grupos de pessoas. Some-se a isso possíveis e diferentes níveis de permissão de acesso a determinadas pastas ou arquivos e temos a receita perfeita para um caos informacional.
É exatamente aí que entra o SharePoint, uma plataforma colaborativa para gestão de diversos tipos de arquivo. A ênfase aqui deve ser colocada na palavra colaborativa. Diferentemente do OneDrive, que é para uso pessoal, o SharePoint pode ser pensado como uma espécie de intranet dinâmica e inteligente (é como a própria Microsoft o define).
Por meio de configurações específicas, é possível controlar, via SharePoint, o acesso à informação. Assim, uma determinada pessoa ou time pode visualizar ou editar arquivos, pastas ou subpastas, enquanto estes permanecem invisíveis para outros colaboradores. Além disso, todo o poder de armazenagem do SharePoint fica disponível no seu desktop. Basta arrastar arquivos para a versão Desktop da plataforma, e ele é automaticamente carregado na nuvem. O SharePoint também pode ser usado como uma espécie de website interno, onde as documentações podem ser concentradas e facilmente visualizadas por meio de imagens conectadas a pastas ou arquivos. Deste modo, a sinalização de documentos com acesso recorrente, assim como o caminho até eles, fica mais evidentes.
Tais recursos merecem ser mencionados, mas não chegam a ser impressionantes. No entanto, o SharePoint é muito mais do que isso.
Surpreendente é o que se consegue explorando as diversas possibilidades de integração do SharePoint com outras aplicações. Por exemplo, uma integração com o Microsoft Teams [falamos dele aqui], permite uma a colaboração efetiva e rápida entre equipes, na qual arquivos permanecem sempre à mão. A estrutura do SharePoint pode ficar visível em um determinado canal do Teams, caso seja assim configurado.
Essa interligação entre aplicações permite que, por exemplo, uma reunião no Teams (ou um trecho dela) seja gravada e alocada automaticamente no SharePoint, na pasta correta e relevante para aquela equipe específica. Além disso, é possível criar uma automação para que, caso um integrante de um time não tenha participado desta reunião, ele ou ela receba automaticamente o link para a gravação no SharePoint.
Temos nesse exemplo a confluência de dois recursos fascinantes. Em primeiro lugar, a possibilidade de conexão do SharePoint com diversas outras aplicações, tanto da Microsoft, quanto de outros desenvolvedores. Em segundo lugar, a possibilidade de se automatizar uma série de caminhos no SharePoint utilizando o recurso Power Automate. Isso vai muito além de uma configuração básica do SharePoint (como atribuição de acessibilidade de arquivos).
As possibilidades são muitas. Pode-se, por exemplo, tornar o SharePoint o núcleo da base de dados da Microsoft Power Plataform, a fusão de quatro serviços da Microsoft: Power Apps, Power Automate, Power BI e Power Virtual Agents [falamos da Microsoft Power Plataform aqui]. Assim, é possível gerar visualizações no Power BI, ou gerar formulários inteligentes e customizados com o Power Apps. Tudo isso de forma integrada com o SharePoint.
Em resumo, o uso correto e inteligente do SharePoint possibilita que grandes e pequenas organizações em todas as estruturas empresariais, inclusive e talvez sobretudo as ligadas à educação, aumentem a produtividade de suas equipes e melhorem a visibilidade de sua estrutura de dados.
Quer saber como o SharePoint pode ser melhor configurado e aproveitado por sua instituição de ensino? Agende uma conversa conosco.
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